规章制度

当前位置 > 首页 > 规章制度 >

重庆青年职业技术学院合同管理办法

作者:文管    文章来源:    点击数:    更新时间:2019-03-25 14:13:56

第一章    

第一条  为加强学院合同管理工作,维护学院合法权益,防范合同风险,依据《中华人民共和国合同法》《行政事业单位内部控制规范(试行)》等有关法律、法规,结合学院实际,制定本办法。

第二条  本办法所称合同,是指学院作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其他平等主体的自然人、法人或组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议,包括但不限于合同、协议、备忘录、确认书。

第三条  合同管理遵循统一领导、归口管理、分级负责、内部监督的原则。

第四条  合同订立必须遵守国家各项法律、法规,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,维护学院的正当权益,任何部门和个人不得利用合同损害学院利益。

第五条  严禁以学院名义签订任何性质的担保合同,未经批准不得以学院名义签订投资合同和借贷合同。

第二章  合同管理工作机制

第六条  合同管理严格实行统一授权、归口管理、分级审批、合法性审查的制度。

第七条   统一授权是指学院各类合同由学院院长(法定代表人)签署,或由法定代表人授权委托相关负责人签署。未经授权,任何二级单位和个人不得以学院或二级单位名义对外签订合同或出具涉及学院权利义务的书面文书。

第八条  归口管理是指各职能部门根据管理权限对各自职责范围内的合同事项进行管理,职能部门主要负责人为合同归口管理责任人。

第九条  分级审批是指根据学院三重一大集体决策制度(重青院委发〔201822号)文件要求,经济合同中涉及金额10万以下(不含10万)可由学院法人代表或法人代表授权委托人直接签订,1030万元(不含30万)的呈院长办公会审定,30万元及其以上的呈党委会审定,上会前相关方案和合同须一并审查合格。

第十条  合法性审查是指学院合同必须经过学院法律顾问对合同条款的完备性、表述的准确性及约定内容的合法性进行审查。

第十一条  学院负责审计职能的人员对涉及金额10万元及其以上的经济合同进行其必要性、真实性、合规性的审查。对发现的问题及时向学院党委、纪委反映。

第三章  合同管理机构及职责

第十二条  合同管理机构包括领导机构、主管监督部门、归口管理部门、经办部门。

第十三条   领导机构由学院领导班子成员及各职能部门主要负责人组成,院长全面负责学院合同管理工作,分管院领导、各职能部门依照岗位和部门职责履行相应的合同管理责任。

第十四条   党政办公室是学院合同主管监督部门,主要职责包括:

(一)负责学院合同的统筹管理;

(二)负责建立健全合同管理规章制度;

(三)负责审核合同文本格式及签订程序;

(四)负责审核备案各职能部门制定的合同示范文本;

(五)负责受理合同事务必要的法律咨询服务并进行合法性审查和复核

(六)负责管理合同专用章;

(七)负责落实合同签订、履行、管理的监督责任

(八)负责合同文本及相关资料的编号备案和档案保管;

(九)负责全院二级单位合同管理人员培训工作;

(十)负责指导对合同争议的协商与处理;

(十一)其他应由主管监督部门履行的职能。

第十五条   各职能部门是合同归口管理部门,主要职责包括:

(一)负责对合同项目的必要性、可行性、合理性进行论证,重大项目或涉及较高专业技术合同条款要聘请有关专家、财务人员和法律顾问参加论证或评估;

(二)负责分类制定合同示范文本,报党政办公室备案;

(三)负责审核合同的内容是否与招投标文件或谈判内容一致,是否符合学院规定;

(四)负责协调处理合同管理中出现的各种问题;

(五)负责跟踪督促检查合同的履行;

(六)负责落实合同签订、履行、管理的主体责任;

(七)其他应由合同归口管理部门履行的职能。

第十六条   合同项目具体牵头二级单位是合同经办部门,主要职责包括:

(一)负责合同的前期准备工作,包括立项、调研、洽谈、论证等事项;

(二)负责核对对方的主体资格、信用情况,并进行调查和验证;

(三)负责合同的起草,办理合同及相关资料的送审,执行学院合同管理的审查、审批流程;

(四)负责将合同报党政办公室进行合法性审查,根据学院法律顾问意见对合同文本进行修改完善;

(五)负责根据法定代表人授权的签署合同;

(六)负责合同履行,办理合同履行过程中的变更、解除、终止及验收; 

(七)负责对职责范围内合同审核,并实行分类管理、编号登记和建立台账;

(八)负责及时发现、解决并向主管监督部门报告合同履行过程中出现的有损学院利益的问题;

(九)其他应由合同经办部门履行的职能。

第四章  合同的订立和审查

第十七条  经办部门负责起草合同文本,并对合同及相关资料的真实性、完整性、合法性、可行性提出意见。

第十八条  合同采取书面形式,要求文字准确,表述严谨,格式规范。合同有示范文本的,原则上应使用示范文本,包括国家规定的标准合同文本及学院制定的示范文本。

第十九条  合同应具备以下主要内容或条款:

(一)合同当事人的名称、住所,法定代表人姓名、职务、联系方式,委托代理人(如有)姓名、职务、联系方式;

(二)项目名称、范围、内容;

(三)双方的权利、义务;

(四)项目期限、进度安排或工作计划;

(五)项目质量要求(服务标准)、检验与验收方法;

(六)合同价款与付款方式;

(七)项目变更方式;

(八)违约责任及处置办法;

(九)争议解决方式。

第二十条  经办部门起草合同文本前就谈判内容及时向归口管理部门、相关分管领导、院长汇报,充分酝酿沟通;合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的,应邀请学院法律顾问参加。

合同订立前,经办部门应对合同当事人的主体资质、信用情况、履约能力等进行详细调查,并认真核实合同相对方订立人的身份和代理权限。

合同签订前,归口管理部门应对合同的必要性、可行性、合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等进行论证审核。

二十一条  学院实行合同会签审批制度,填写《重庆青年职业技术学院合同审批表》(附件1),按照要求事项,履行相应的审查会签程序。主管监督部门、归口管理部门、经办部门主要负责人对审查后的合同文本签署意见(其中经济合同须经财务部门负责人签署意见)后报归口管理部门分管院领导和院长审批授权。

第二十二条  送审时,应向党政办公室提供下列材料:

(一)合同审批表; 

(二)合同文本,涉外合同须提供中文文本;

(三)院长办公会或党委会会议纪要(如有);

(四)法律顾问意见书;

(五)其他相关材料。

第二十三条  党政办公室应在收到送审材料后七个工作日内完成审查。遇重大事项或其它特殊情况,可适当延长复查期限。合同文本通过审查但在签订前有异动的,应重新审查。 

第二十四条  签订合同原则上使用重庆青年职业技术学院合同专用章,如有特殊要求,也可使用学院公章,其他印章一律不得替代使用。合同文本须经审核、审批、编号后方可加盖学院合同专用章或公章。学院合同专用章和公章由党政办公室负责管理,并由专人负责妥善保管和使用。

第五章  合同的履行与结算

第二十五条  经办部门及归口管理部门必须按合同约定条款组织实施,并对合同执行情况进行监督检查,保质、保量、按期完成合同约定事项。  

第二十六条  在合同履行过程中,发现有显失公平、条款有误、对方没有履约能力、未按合同履约或有欺诈行为等违约情形,或因政策调整、市场变化等客观因素,已经或可能导致学院利益受损,合同经办单位应当立即采取相应措施,按规定程序及时向合同归口管理部门和学院领导报告,按照规定权限和程序办理合同补充、变更或解除事宜。

第二十七条  合同履行过程中签订的补充协议等资料为合同的组成部分,经办部门应及时、妥善地收集、整理和保存。

第二十八条  财务部门办理结算业务并进行账务处理时,应审核合同有关付款条款,按照合同约定付款。应订立书面合同而未订立或未按合同条款履约的,财务部门有权拒绝付款。

第六章  合同的归档与管理

第二十九条 合同原件一份交党政办公室存档,合同原件(或复印件)一份在业务归口管理部门、经办部门分别存档,并各自做好合同登记管理工作,及时编制《合同登记汇总表》,记载合同编号、合同名称、合同当事人、合同金额、合同履行及违约情况、补充、变更和解除等事项。

第三十条  经办部门应保管好合同履行过程中所产生的所有材料。因保管不善造成不良后果或有故意销毁、隐匿有关材料的,学院依据有关规定追究其责任。

第三十一条  经办部门应及时将合同签订及履行过程中所形成的所有材料,包括:合同文本、合同审批表、法律顾问意见书、会议纪要、往来信函等相关资料原件及时移交党政办公室归档。

第三十二条  合同档案的借阅需填写合同借阅审批表(附件2),经审批后以影印件借出,合同原件无特殊情况不得外借。

第七章  合同纠纷处理与责任追究

第三十三条  合同履行过程中发生纠纷,经办部门应及时妥善处理。处理时应先协商解决,经协商无法解决的,应当根据合同的约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第三十四条  归口管理部门、经办部门应当确定了解合同争议情况的人员、收集相关证据资料,积极配合党政办公室做好维护学院合法权益的工作。

第三十五条  未经学院授权,任何单位和个人不得对外签订合同。违反程序和规定擅自对外签订合同所造成的不良后果,由未经学院授权或超越授权范围、授权期限终止后签约、违反规定获得授权的单位和个人承担。给学院造成经济损失的,由当事人按实际损失金额承担赔偿责任,学院依据有关规定追究当事人的责任。 

第三十六条  有下列情形之一,未给学院造成损失的,对直接责任人或者负有领导责任的责任人进行批评教育;给学院造成经济损失的,由直接当事人承担赔偿责任,并根据情节轻重追究其他责任。

(一)提供虚假资料或虚构事实签订合同的;

(二)在签订、履行合同过程中出现失职、渎职或者以权谋私、与合同对方当事人恶意串通、损害学院利益等情形的;

(三)当事人违反合同保密义务,对学院造成损害的;

(四)丢失或者擅自销毁、隐匿、涂改合同及各种合同材料的;

(五)在学院处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或者不及时提供必要支持的;

(六)违反项目经费支出预算或国家财经法律法规、学校财务规章制度签订合同的;

(七)其他违反法律法规、给学院造成损失的情形。

第三十七条  在合同签订、履行过程中发现有失职、渎职或违纪违法违规行为的,学院依据有关规定追究相关人员责任。

第三十八条  学院对合同管理工作进行评估,有权对优秀单位和个人予以表彰。

第八章    

第三十九条  本办法由党政办公室负责解释。 

第四十条  本办法自下发之日起执行。重青院发〔201752号文同时废止。